ATC – wiedza dla biznesu

Dowiedz się na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy, jakie usługi mogą być w jego ramach świadczone na rzecz twojej firmy oraz jakie korzyści przynosi zlecenie ich partnerowi. Sprawdź też, ile kosztują usługi kadrowo-płacowe w Polsce.

Co to jest outsourcing kadrowo-płacowy?

Outsourcing kadrowo-płacowy to proces, w którym firmy zewnętrzne są zatrudniane do zarządzania funkcjami związanymi z zasobami ludzkimi i płacami. Jest to praktyka, która pozwala organizacjom skoncentrować się na swoich kluczowych kompetencjach, delegując zadania związane z zarządzaniem kadrami i płacami do firm specjalizujących się w tej dziedzinie.

Outsourcing kadrowo-płacowy może obejmować różne zadania, takie jak:

1. Przygotowywanie i przetwarzanie listy płac. Zewnętrzne firmy mogą zajmować się wszystkimi aspektami procesu wypłat, w tym obliczaniem pensji, dodatków i potrąceń, zarządzaniem składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, oraz realizacją przelewów bankowych.
2. Zarządzanie zasobami ludzkimi. Może to obejmować rekrutację, szkolenia, rozwój kariery, oceny wydajności, planowanie sukcesji i inne zadania związane z zarządzaniem pracownikami.
3. Zgodność z prawem. Firmy outsourcingowe mogą pomagać w monitorowaniu i utrzymaniu zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego, co może być skomplikowane i czasochłonne dla firm, które nie mają odpowiednich zasobów.
4. Doradztwo i konsultacje. Firmy outsourcingowe często oferują wsparcie strategiczne i doradztwo w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi i płacami, pomagając organizacjom w podejmowaniu decyzji i zapewnianiu, że ich praktyki są efektywne i zgodne z prawem.

Outsourcing kadrowo-płacowy jest szczególnie korzystny dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą nie mieć odpowiednich zasobów lub specjalistycznej wiedzy do efektywnego zarządzania tymi funkcjami wewnętrznie.

Jak wybrać partnera w obszarze kadr i płac i przejść na outsourcing kadrowo-płacowy?

Wybór firmy zewnętrznej świadczącej usługi w zakresie kadr i płac to trudne zadanie, które wymaga starannego rozważenia oraz przygotowania. Poniżej znajdziesz kilka kroków, które można podjąć, aby nasze decyzje były przemyślane. Przygotowanie organizacji do przejścia na outsourcing kadrowo-płacowy zajmuje sporo czasu, ale posiadając wiedzę na temat niezbędnych do podjęcia kroków, lepiej poradzisz sobie z tym zadaniem.

1. Określ swoje potrzeby. Przed rozpoczęciem poszukiwań, określ dokładnie, czego potrzebujesz od firmy zewnętrznej. Czy chcesz tylko zlecić obliczania płac, czy też potrzebujesz wsparcia w szerszym zakresie zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi? Zewnętrzny partner może pomóc Ci w administracji kadrowej (np. organizacji badań lekarskich dla pracowników), zarządzaniu rozwojem pracowników (np. przygotowanie polityki szkoleniowej i organizacja szkoleń), a nawet zapewnieniu narzędzi do zarządzania pracownikami (np. outsourcing systemu HRM).
2. Poszukaj firm z doświadczeniem w Twojej branży. Firmy, które mają doświadczenie w pracy z organizacjami o podobnym profilu działalności jak Twoja będą lepiej rozumiały Twoje specyficzne wymagania i wyzwania związane z kadrami i płacami. Jest wiele firm, które specjalizują się np. w obsłudze firm handlowych, obsłudze firm posiadających wiele lokalizacji i pracujących zdalnie itp.
3. Sprawdź referencje i opinie. Proś o referencje od obecnych i byłych klientów firmy outsourcingowej. Odwiedź jej stronę internetową i sprawdź dla kogo pracują. Poproś o referencje od samej firmy wraz z kontaktem do osoby, z którą możesz porozmawiać o jakości świadczonych usług. Możesz również sprawdzić opinie na stronach internetowych i w mediach społecznościowych, jak też zapytać o opinie na LinkedIn itp.
4. Sprawdź przygotowanie partnera do zapewnienia zgodności z prawem. Upewnij się, że firma, którą zamierzasz zatrudnić sama działa w zgodzie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa pracy i podatkowego. Powinna również być w stanie śledzić i dostosowywać się do zmian w prawie, które w Polsce są wyjątkowo częste. Możesz zapytać jakie szkolenia przechodzą pracownicy partnera, jak też poprosić o przedstawienie ostatnich zmian w prawie w postaci prezentacji lub warsztatów, które pozwolą Ci zrozumieć na ile partner jest przygotowany do takich zadań.
5. Przeanalizuj koszty. Choć koszty nie powinny być jedynym czynnikiem decydującym o wyborze partnera kadrowo-płacowego, powinieneś uzyskać jasne zrozumienie, jakie opłaty będą pobierane i za co. Upewnij się, że usługi są kosztowo efektywne i dostarczają wartości dodanej do Twojego biznesu, czyli oszczędności. Motywacją do skorzystania z outsourcingu kadr i płac często są korzyści finansowe, dlatego przygotowanie biznes planu czy analizy finansowej jest absolutnie niezbędne.
6. Poznaj i zrozum warunki umowy. Czytaj umowę dokładnie i więcej niż jeden raz. Podziel się nią z prawnikiem oraz z doświadczonymi menedżerami w organizacji. Zwróć uwagę na szczegóły dotyczące warunków, takich jak okresy wypowiedzenia, poufność, odpowiedzialność za błędy itp. Dowiedz się czy partner ma wykupione ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz sprawdź sumę ubezpieczenia. Jeśli to możliwe zweryfikuj również wiarygodność finansową partnera.
7. Przygotuj swoją organizację na zmianę. Przejście na outsourcing kadrowo-płacowy to duża zmiana. Komunikuj się otwarcie i jasno z pracownikami na temat tego, co to oznacza i jakie korzyści może przynieść. Możesz również potrzebować czasu na przeszkolenie pracowników, którzy będą współpracować z firmą outsourcingową. Wprowadzenie outsourcingu warto zorganizować w projekt, który poprowadzą osoby posiadające doświadczenie w zarządzaniu zmianą i efektywnej komunikacji.
8. Planuj przejście. Przejście na outsourcing kadrowo-płacowy powinno być dokładnie zaplanowane. Może to obejmować przekazanie istniejących danych o pracownikach, procesach i systemach do firmy zewnętrznej, oraz zapewnienie, że istnieje plan na wypadek wystąpienia problemów. Cała zmiana powinna posiadać ściśle określony harmonogram i przypisane zadania do konkretnych osób odpowiedzialnych za ich realizację. W projektach prawnych zapewnienie kontroli i minimalizacji ryzyka jest niezwykle istotne.

Przejście na outsourcing kadrowo-płacowy to duże przedsięwzięcie, ale poprzez staranne planowanie i wybór odpowiedniego partnera, może przynieść znaczne korzyści dla Twojej organizacji.

Outsourcing kadr i płac w pytaniach i odpowiedziach

Ile kosztuje outsourcing kadrowo-płacowy w Polsce?

Koszt outsourcingu kadrowo-płacowego zależy od wielu czynników, takich jak:

• liczba pracowników,
• rodzaj działalności firmy i branża,
• zakres usług świadczonych przez firmę outsourcingową.

Ogólnie rzecz biorąc, koszty outsourcingu kadrowo-płacowego w Polsce wahają się od około 80 złotych za pracownika do nawet 150 zł brutto. Poniżej przedstawiam przykładowe ceny usług outsourcingu kadrowo-płacowego w Polsce w zależności od wielkości zespołu:

• obsługa kadrowo-płacowa dla 1-10 pracowników: 500-1500 zł miesięcznie,
• obsługa kadrowo-płacowa dla 11-50 pracowników: 1000-5000 zł miesięcznie,
• obsługa kadrowo-płacowa dla 51-100 pracowników: 4000-12000 zł miesięcznie.

Jakie są główne korzyści z outsourcingu kadr i płac?

Outsourcing kadrowo-płacowy to rozwiązanie, które może przynieść wiele korzyści dla firm. Wśród najważniejszych warto wymienić:

• oszczędność czasu i pieniędzy,
• zwiększenie bezpieczeństwa prawnego,
• poprawa efektywności pracy,
• zwiększenie koncentracji na podstawowej działalności firmy.

Jakie usługi kadrowo-płacowe można zlecić firmie zewnętrznej w ramach outsourcingu kadrowo-płacowego?

Outsourcing kadrowo-płacowy może obejmować szeroki zakres usług, zależnie od specyficznych potrzeb Twojej firmy. Oto niektóre z usług, które można zazwyczaj zlecić firmie zewnętrznej:

• Obsługa płac: usługa ta obejmuje obliczanie pensji, dodatków i potrąceń, zarządzanie składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, przygotowywanie przelewów bankowych i tworzenie raportów płacowych.

• Zarządzanie świadczeniami pracowniczymi: firmy outsourcingowe mogą pomagać w zarządzaniu różnymi świadczeniami dla pracowników, takimi jak ubezpieczenia, programy emerytalne, plany opieki zdrowotnej itp.

• Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR): może to obejmować takie zadania jak rekrutacja, szkolenia, oceny wydajności, zarządzanie relacjami z pracownikami, programy rozwoju kariery, planowanie sukcesji i wiele innych.

• Zapewnienie zgodności z prawem (compliance): firmy outsourcingowe mogą monitorować i utrzymywać zgodność z przepisami prawa pracy i podatkowego, co może być skomplikowane i czasochłonne dla firm, które nie mają odpowiednich zasobów.

• Raportowanie i analityka: firmy outsourcingowe mogą dostarczać regularne raporty i analizy dotyczące płac, świadczeń pracowniczych, zasobów ludzkich i innych aspektów, które pomagają firmom lepiej zrozumieć i zarządzać swoim kapitałem ludzkim.

• Obsługa kadrowa: usługa ta może obejmować zarządzanie dokumentacją pracowniczą, prowadzenie akt osobowych, przygotowywanie umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń itp.

• Doradztwo i konsultacje: firmy outsourcingowe często oferują wsparcie strategiczne i doradztwo w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi i płacami, pomagając organizacjom w podejmowaniu decyzji i zapewnianiu, że ich praktyki są efektywne i zgodne z prawem.

• Narzędzia HR: jedną z istotnych wartości jakie może dostarczyć firma outsourcingowa specjalizująca się w obszarze kadr i płac jest dostęp do szeregu narzędzi HR. Ich listę znajdziesz w dalszej części naszego artykułu.

W zależności od Twoich specyficznych potrzeb, firma outsourcingowa może dostarczać tylko niektóre z tych usług lub zapewnić kompleksowe wsparcie w zakresie zarządzania kadrami i płacami.

Dostęp do jakich narzędzi możemy zapewnić firmie w ramach outsourcingu kadr i płac?

Oto kilka przykładów narzędzi HR, które są często używane w ramach outsourcingu kadrowo-płacowego:

• Systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS). Narzędzia takie jak Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HRMS czy BambooHR pomagają zarządzać informacjami o pracownikach, zarządzaniem talentami, świadczeniami, wynagrodzeniami i innymi aspektami HR. Często możliwe jest skorzystanie z systemu HRMS partnera co oznacza, że firma nie musi wdrażać ich samodzielnie.

• Systemy rekrutacji kandydatów (ATS). Narzędzia takie jak Greenhouse, Lever czy lokalne rozwiązania są używane do zarządzania procesem rekrutacji, od publikowania ofert pracy do śledzenia aplikacji i zarządzania procesem rekrutacji i selekcji kandydatów.

• Platformy do zarządzania wynagrodzeniami. Narzędzia takie jak Paycor, Paychex czy ADP są specjalnie zaprojektowane do obsługi płac, składek na ubezpieczenia społeczne, podatków i innych aspektów zarządzania wynagrodzeniami.

• Narzędzia do zarządzania wydajnością. Systemy takie jak Betterworks czy Lattice pomagają zarządzać celami, ocenami wydajności i rozwojem kariery pracowników. W ramach outsourcingu możemy otrzymać również dostęp do formatek i wzorów dokumentów pozwalających zarządzać bez cele czy też określać OKR’y.

• Platformy do nauki i rozwoju. Firma zajmująca się outsourcingiem może dostarczyć również rozmaite systemy e-learningowe pomagające w szkoleniu pracowników i rozwoju ich umiejętności.

• Systemy zarządzania korzyściami (programy kafeteryjne). Systemy takie pomagają zarządzać świadczeniami dla pracowników, takimi jak ubezpieczenia zdrowotne, plany emerytalne i inne benefity, do których pracodawca chce zapewnić dostęp.

• Narzędzia do zarządzania czasem i obecnością. Wybrane systemy pomagają w śledzeniu czasu pracy, zarządzaniu urlopami, a nawet w zdalnym monitoringu pracy pracowników.

Wszystkie te narzędzia mogą wspomóc zarówno dział HR w firmie, jak i firmę outsourcingową w efektywnym i skutecznym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Często w ramach jednej faktury możemy zapewnić firmie dostęp do usług kadrowo-płacowych, jak i narzędzi z zakresu HRM.

Jakie firmy działające w Polsce oferują outsourcing kadr i płac?

Na rynku polskim działa wiele firm oferujących outsourcing kadr i płac. Największe i najbardziej znane z nich to między innymi:

• ADP
• Deloitte
• EY
• Grant Thornton
• KPMG
• ManpowerGroup
• Mercer
• PwC
• Robert Half
• Randstad

Firmy te oferują szeroki zakres usług, w tym naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia z pracownikami, zgłoszenia do ZUS, obsługę kadrowo-płacową, doradztwo HR i szkolenia.

Czytaj też: Szkolenia dla działów kadr i płac

Usługi i czynności świadczone w ramach outsourcingu

Podstawowa administracja sprawami kadrowo-płacowymi:

• naliczanie wynagrodzeń w zgodzie z przepisami prawa oraz regulaminami pracy i wynagradzania w firmie,
• naliczanie wynagrodzeń za okresy chorobowe i zasiłkowe,
• przygotowywanie i rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, kontraktów menedżerskich, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych, dla rezydentów i nierezydentów,
• przygotowywanie świadectw pracy, aneksów oraz wypowiedzeń umów,
• przygotowywanie i dostarczanie informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia oraz innych dokumentów personalnych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy,
• przygotowywanie regulaminów pracy, wynagradzania, ZFŚS, korzystania z powierzonego sprzętu (telefony komórkowe, samochody służbowe…),
• przechowywanie i archiwizacja dokumentacji i danych płacowych z zachowaniem bezpieczeństwa i poufności,
• zakładanie i kompleksowe prowadzenie akt osobowych,
• rejestracja w ZUS pracowników i pracodawców,
• kontrola terminowości i kierowanie pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie,
• planowanie szkoleń z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej, prowadzenie ewidencji szkoleń obowiązkowych,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy wraz z rozliczaniem godzin nadliczbowych i nocnych, ewidencja i rozliczanie urlopów wypoczynkowych, absencji i przerw w wykonywaniu pracy (urlopy okolicznościowe, wychowawcze, macierzyńskie, bezpłatne, przerwy chorobowe…),
• rozliczanie podróży służbowych.

Obsługa pracowników:

• przygotowywanie i dostarczanie pasków płacowych dla pracowników,
• przygotowanie deklaracji podatkowych i informacji PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11, PIT-40 oraz dostarczanie ich do pracowników/podatników,
• wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz osiągniętych dochodach.

Budżetowanie, planowanie i raportowanie:

• współpraca z działem księgowości przy księgowaniu i uzgadnianiu korekt wynagrodzeń,
• przygotowanie poleceń księgowania wynagrodzeń,
• sporządzanie list płac, zbiorówek i zestawień list płac oraz raportów wynagrodzeń i kosztów wedle wymaganych kryteriów,
• współpraca z inspektorami, kontrolerami, audytorami i analitykami finansowymi,
• budżetowanie i planowanie wynagrodzeń.

Współpraca z urzędami:

• przygotowywanie sprawozdań i raportów do GUS,
• sporządzanie i przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i korygujących do ZUS, rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracodawców i pracowników w ZUS oraz PIP,
• sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 i PIT-40 oraz przesyłanie ich do urzędów,
• przygotowanie i przekazywanie informacji, deklaracji, korekt i wyjaśnień do PFRON,
• wykonywanie przelewów zobowiązań do US, ZUS i PFRON,
• reprezentacja firmy przed innymi urzędami, organami i instytucjami,
• pomoc podczas inspekcji pracy i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych.

Doradztwo:

• doradztwo w obszarze prawa pracy, prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych,
• informowanie o zmianach w prawie pracy,
• szkolenia z zakresu prawa pracy dla menedżerów.

Podsumowanie

Outsourcing kadr i płac oferuje szereg korzyści, które mogą przynieść znaczącą poprawę w funkcjonowaniu Twojej firmy. Dzięki specjalistycznym firmom zewnętrznym, możesz skoncentrować się na kluczowych aspektach biznesu, przekazując te zadania ekspertom z dziedziny HR i płac. Outsourcing kadrowo-płacowy nie tylko oszczędza czas, ale także pomaga w utrzymaniu zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego, co zawsze jest kluczowe dla utrzymania bezpieczeństwa firmy.

W dodatku, firmy specjalizujące się w outsourcingu kadrowo-płacowym mają dostęp do najnowszych narzędzi i technologii w swojej dziedzinie, co zapewnia skuteczność i efektywność przetwarzania danych kadrowych i płac. Korzystając z ich usług, możesz uniknąć błędów, zwiększyć zadowolenie pracowników i poprawić ogólną efektywność operacyjną.

Outsourcing kadr i płac to również elastyczne rozwiązanie – możesz dostosować zakres usług do specyficznych potrzeb swojej firmy. Czy potrzebujesz wsparcia w zakresie płac, zarządzania świadczeniami, rekrutacji, szkolenia, czy pełnej gamy usług z zakresu zasobów ludzkich – outsourcing kadrowo-płacowy może dostarczyć rozwiązania na miarę Twoich potrzeb.