Aby zrewolucjonizować sposób funkcjonowania firmy, warto wykorzystać nowoczesną technologię. W wejściu na ścieżkę cyfryzacji pomocny bez wątpienia okaże się system SAP. Jego wdrożenie powinny jednak poprzedzać odpowiednie przygotowania. Dzięki nim ryzyko kosztownych błędów spada, a korzyści, płynące z implementacji nowego systemu dają się zauważyć znacznie szybciej.
Analiza potrzeb i określenie celów do osiągnięcia
Pierwszym krokiem w przygotowaniach firmy do wdrożenia jest przeprowadzenie szczegółowej analizy potrzeb. Ważnym elementem tego etapu jest określenie wymagających optymalizacji procesów oraz problemów do rozwiązania. Aby ułatwić sobie zadanie, warto zebrać informacje od menedżerów, działu IT czy zespołów operacyjnych. Które obszary według nich wymagają najwięcej uwagi?
Następnie należy odpowiedzieć sobie na pytanie: jakie cele mają zostać osiągnięte dzięki wdrożeniu SAP? Zdefiniowanie priorytetów umożliwia dostosowanie systemu do faktycznych potrzeb organizacji. Możliwe jest również dobre wybranie systemu, od SAP SuccessFactors (obszar HR), SAP S/4HANA (system core’owy), SAP Ariba (zarządzanie zakupami i dostawcami), SAP Integrated Business Planning (planowanie łańcucha dostaw w czasie rzeczywistym), SAP CRM czy też SAP Customer Experience (CX) – pakiet rozwiązań do zarządzania relacjami z klientem.
Wybór zespołu projektowego i partnera wdrożeniowego
Aby wdrożenie SAP przebiegło bez zakłóceń, niezbędne jest zaangażowanie odpowiednich osób. Warto ustanowić zespół projektowy, w skład którego wejdą przedstawiciele kluczowych działów, np. logistyki, finansów, produkcji czy sprzedaży. Należy także wyznaczyć lidera. Jego zadaniami jako ambasadora zmiany będzie rozwiązywanie problemów i monitorowanie postępów.
Sam zespół projektowy nie wystarczy. Implementacja systemu wymaga bowiem eksperckiej wiedzy i doświadczenia. Oznacza to konieczność zapewnienia sobie wsparcia sprawdzonego partnera wdrożeniowego. W tej roli znakomicie sprawdzi się Hicron – ciesząca się doskonałymi opiniami na rynku firma o międzynarodowym zasięgu. Współpraca z zespołem specjalistów to gwarancja płynnego wdrożenia i dostosowanej do potrzeb firmy konfiguracji SAP. To także sposób na uniknięcie błędów. Warto przy tym wybrać takiego partnera wdrożeniowego, który oferuje kompleksowe usługi, obejmujące wsparcie porealizacyjne.
Szkolenia dla pracowników i zarządzanie zmianą
Przeszkodę przy wdrożeniu SAP może stanowić opór pracowników przed zmianą. Często jest on spowodowany brakiem wiedzy. Dlatego w ramach przygotowań do implementacji warto postawić na szkolenia zespołu. Ich celem jest nauka korzystania z nowego narzędzia. Zadbaj o to, by były one dostosowane do potrzeb poszczególnych działów. Szkolenia powinny uwzględniać nie tylko techniczne aspekty użytkowania systemu, ale też jego przydatność w codziennej pracy i korzyści, płynące z implementacji.
Systemy ERP wkraczają do małych i średnich firm
Co jeszcze warto przygotować, zanim wdrożone zostanie oprogramowanie SAP? Bez wątpienia niezbędne jest efektywne zarządzanie procesem zmiany. Aby w pełni wykorzystać potencjał platformy, należy zadbać o wydajną komunikację. Regularne informowanie pracowników o postępach projektu i wyjaśnianie konieczności zmian może ułatwić wprowadzanie nowych rozwiązań. W przypadku oznak oporu wobec zmiany, konieczna jest identyfikacja jego źródeł i przygotowanie strategii przezwyciężania. Rozwiązaniem mogą okazać się dodatkowe konsultacje, indywidualne rozmowy lub warsztaty.
Wdrożenie SAP – testowanie i optymalizacja
Jeśli wszystkie powyższe kroki zostały zrealizowane, czas na implementację SAP. Przed uruchomieniem systemu nie należy jednak zapominać o przeprowadzeniu dokładnych testów. Wówczas można upewnić się, że system działa poprawnie. Testowanie to znakomita okazja do identyfikacji ewentualnych błędów lub zakłóceń, zanim będą one miały wpływ na działania operacyjne. Jaki powinien być zakres testów? Istotne jest, by objęły współpracę między modułami oraz poprawność realizowanych procesów. Wdrożenie rozwiązania nie oznacza końca testów. Warto monitorować działanie SAP, w celu wprowadzania ulepszeń i dostosowywania funkcjonalności systemu do aktualnych potrzeb firmy.
Odpowiednie przygotowanie ma ogromne znaczenie dla efektywności działań z SAP oraz przebiegu procesu implementacji. Dzięki niemu możliwe jest ograniczenie ryzyka kosztownych błędów. Płynność procesu zależy od zaangażowania zespołu oraz wyboru kompetentnego partnera wdrożeniowego. Z kolei właściwie przeszkoleni pracownicy będą mogli w pełni wykorzystać możliwości narzędzia.
Dodaj komentarz