Akta osobowe zawierają umowy, oświadczenia, zaświadczenia, dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia oraz informacje objęte szczególną ochroną. Gdy są przechowywane wyłącznie w papierowych teczkach, ich obsługa wymaga dostępu do firmowego archiwum i angażuje pracowników działu HR. Przejście na postać elektroniczną pozwala szybciej odnajdywać dokumenty, kontrolować uprawnienia i łatwiej zarządzać dokumentacją rozproszonego zespołu. Wymaga jednak odpowiedniego systemu oraz prawidłowo przeprowadzonej digitalizacji.
Elektroniczne akta to coś więcej niż zeskanowane dokumenty
Samo zapisanie skanów na dysku sieciowym nie oznacza jeszcze, że firma prowadzi akta osobowe w postaci elektronicznej. Dokumenty powinny zostać właściwie odwzorowane, potwierdzone, uporządkowane i zapisane w systemie spełniającym wymagania dotyczące dokumentacji pracowniczej.
System powinien umożliwiać między innymi:
- przypisanie dokumentów do odpowiedniego pracownika,
- uporządkowanie ich zgodnie z właściwą strukturą akt,
- uzupełnienie wymaganych metadanych,
- kontrolowanie dostępu użytkowników,
- rejestrowanie operacji wykonywanych na dokumentacji,
- tworzenie kopii oraz eksport danych,
- zabezpieczenie dokumentów przed utratą i nieuprawnioną zmianą.
Każdy dokument musi zachować właściwy kontekst. Przypadkowy zbiór plików PDF, nawet zapisanych w folderze nazwanym imieniem i nazwiskiem pracownika, nie zapewnia odpowiedniego poziomu kontroli ani zgodności.
Szybszy dostęp do dokumentacji HR
W papierowym archiwum odnalezienie konkretnego dokumentu może wymagać zamówienia teczki, jej dostarczenia i ręcznego przejrzenia zawartości. Jest to szczególnie uciążliwe w przedsiębiorstwach zatrudniających wiele osób, działających w kilku lokalizacjach lub posiadających scentralizowany dział kadr.
Elektroniczna teczka pozwala uprawnionym pracownikom:
- odnaleźć akta bez fizycznej wizyty w archiwum,
- wyszukać dokument według pracownika, kategorii lub daty,
- przeszukać jego treść dzięki technologii OCR,
- sprawdzić aktualną wersję pliku,
- bezpiecznie udostępnić wybrany dokument,
- przygotować kopię akt bez przeglądania papierowej teczki.
Szybszy dostęp ma znaczenie podczas codziennej obsługi zatrudnienia, kontroli, audytu oraz przygotowywania odpowiedzi na wniosek pracownika. Dział HR poświęca mniej czasu na czynności archiwalne, a więcej na zadania wymagające wiedzy i kontaktu z pracownikami.
Czytaj też: Jak zautomatyzować układanie zmian w trybie zmianowym lub ciągłym?
Dostęp z różnych lokalizacji, ale tylko dla uprawnionych osób
Możliwość zdalnej pracy z dokumentacją kadrową jest jedną z najważniejszych zalet cyfryzacji. Nie powinna jednak oznaczać nieograniczonego dostępu dla każdego użytkownika systemu.
Uprawnienia warto nadawać zgodnie z zakresem obowiązków. Specjalista ds. kadr może potrzebować dostępu do pełnej teczki, natomiast menedżer lub pracownik – wyłącznie do określonych dokumentów. Dostęp może być stały, czasowy albo jednorazowy.
Dobrze zaprojektowany system powinien zapewniać:
- indywidualne konta użytkowników,
- dostęp zgodny z ustaloną matrycą uprawnień,
- uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
- rejestrowanie logowań i operacji,
- automatyczne odbieranie uprawnień po zmianie stanowiska,
- możliwość przyznania dostępu na określony czas,
- ochronę przed przypadkowym ujawnieniem całej teczki.
Zasada jest prosta: pracownik powinien widzieć tylko te informacje, które są mu potrzebne do realizacji powierzonych zadań.
Jak elektroniczna teczka zwiększa bezpieczeństwo danych?
Papierowe akta mogą zostać zgubione, uszkodzone, zniszczone lub pozostawione w miejscu dostępnym dla osób postronnych. Dokument cyfrowy również nie jest automatycznie bezpieczny, ale właściwy system pozwala wdrożyć mechanizmy trudne do zastosowania w tradycyjnym archiwum.
Bezpieczeństwo zwiększają przede wszystkim:
- kontrola dostępu do poszczególnych kategorii dokumentów,
- historia operacji wykonywanych przez użytkowników,
- wersjonowanie plików,
- kopie zapasowe,
- zabezpieczenia przed nieautoryzowaną zmianą,
- odpowiednie uwierzytelnianie,
- procedury zapewniające ciągłość działania.
Rejestr zdarzeń pozwala ustalić, kto otworzył, dodał, zmienił lub udostępnił dokument. W papierowym archiwum odtworzenie takiej historii jest często znacznie trudniejsze.
Nie oznacza to jednak, że po wdrożeniu systemu można zrezygnować z procedur organizacyjnych. Konieczne pozostają szkolenia personelu, regularne przeglądy uprawnień, ochrona urządzeń oraz zasady reagowania na incydenty.
Co oznacza zgodne przejście z papieru na postać elektroniczną?
Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej. Obie postacie są prawnie równoważne, ale zmiana sposobu prowadzenia akt wymaga zachowania określonej procedury.
Przy przejściu z papieru na postać elektroniczną należy:
- sporządzić cyfrowe odwzorowanie dokumentów,
- potwierdzić zgodność odwzorowania z papierowym oryginałem w wymagany sposób,
- uporządkować pliki zgodnie ze strukturą dokumentacji,
- umieścić je w odpowiednio zabezpieczonym systemie,
- poinformować pracowników o zmianie postaci dokumentacji,
- umożliwić odbiór jej poprzedniej postaci na obowiązujących zasadach.
Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność i dostępność przez cały wymagany okres. Zasady zmiany postaci dokumentacji i obowiązki pracodawcy opisuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Porządek zgodny ze strukturą akt osobowych
System powinien umożliwiać podział dokumentacji zgodnie z obowiązującą strukturą akt osobowych oraz przypisywanie plików do odpowiednich kategorii. Ma to znaczenie nie tylko dla porządku, ale również dla sprawnego przygotowania dokumentów podczas kontroli lub na wniosek uprawnionej osoby.
Prawidłowa struktura ułatwia:
- kontrolowanie kompletności akt,
- wykrywanie brakujących dokumentów,
- zachowanie chronologii,
- wydawanie kopii wybranego zakresu dokumentacji,
- pilnowanie terminów i obowiązków,
- przenoszenie danych pomiędzy systemami.
Przy digitalizacji większego zasobu konieczne jest także ustalenie sposobu nazywania plików, zestawu metadanych oraz kontroli jakości skanów. Błędne przypisanie dokumentu do niewłaściwego pracownika może stanowić poważny incydent, dlatego proces powinien obejmować odpowiednią weryfikację.
Automatyzacja codziennych zadań działu HR
Elektroniczne akta mogą być nie tylko repozytorium, lecz również elementem szerszego procesu kadrowego. Workflow, alerty i szablony pomagają kontrolować terminy oraz ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności.
System może wspierać między innymi:
- generowanie dokumentów na podstawie szablonów,
- personalizację większej liczby dokumentów,
- przekazywanie plików do akceptacji,
- kontrolowanie kolejnych etapów procesu,
- wysyłanie powiadomień o zbliżających się terminach,
- obsługę udostępniania akt,
- przygotowanie zestawień i raportów.
Dzięki integracji z innymi systemami dane nie muszą być wielokrotnie przepisywane. Ogranicza to liczbę błędów i skraca czas potrzebny na aktualizację dokumentacji.
Jak przygotować firmę do cyfryzacji akt?
Przed uruchomieniem projektu warto przeprowadzić analizę obecnego zasobu. Pozwala ona określić skalę prac oraz wykryć braki, dokumenty umieszczone w niewłaściwych częściach czy niejednolity sposób prowadzenia teczek.
Przygotowanie powinno objąć:
- inwentaryzację dokumentacji,
- sprawdzenie kompletności akt,
- uporządkowanie papierowych teczek,
- wybór dokumentów przeznaczonych do digitalizacji,
- określenie wymaganych indeksów,
- zaprojektowanie matrycy uprawnień,
- ustalenie zasad potwierdzania odwzorowań cyfrowych,
- przygotowanie procedury obsługi nowych dokumentów.
Warto również zdecydować, czy digitalizacja zostanie przeprowadzona jednorazowo dla całego zasobu, etapami dla kolejnych grup pracowników, czy najpierw w ramach projektu pilotażowego.
Cyfrowa Teczka Osobowa PIKA
Rozwiązaniem przeznaczonym do zarządzania dokumentacją kadrowo-płacową są elektroniczne akta osobowe w systemie Cyfrowa Teczka Osobowa PIKA, dostępne na https://pika.pl/usluga/cyfrowa-teczka-osobowa-cto/. Usługa może obejmować zarówno digitalizację papierowych akt i umieszczenie ich w systemie, jak i wdrożenie samego narzędzia zasilanego dokumentami przez klienta.
System oferuje między innymi:
- wyszukiwanie dokumentów i przeszukiwanie ich treści za pomocą OCR,
- dostęp zgodny z matrycą uprawnień,
- uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
- wersjonowanie dokumentów,
- personalizowane metadane,
- workflow oraz powiadomienia,
- tworzenie szablonów,
- integrację z innymi rozwiązaniami za pomocą API,
- udostępnianie wybranych akt uprawnionym osobom.
Połączenie systemu z digitalizacją i opisaniem akt pozwala powierzyć jednemu partnerowi zarówno przygotowanie dokumentacji, jak i wdrożenie środowiska do jej późniejszej obsługi.
Lepszy dostęp nie musi oznaczać słabszej ochrony
Prawidłowo wdrożone elektroniczne akta osobowe łączą trzy istotne korzyści: szybki dostęp, kontrolę bezpieczeństwa i łatwiejsze zachowanie zgodności dokumentacji. Uprawnieni pracownicy mogą korzystać z potrzebnych danych bez oczekiwania na papierową teczkę, a organizacja zyskuje historię operacji, kontrolę uprawnień i możliwość sprawniejszego wykrywania braków.
Sukces wdrożenia zależy jednak nie tylko od wyboru systemu. Równie ważne są uporządkowanie akt, poprawna digitalizacja, przemyślana matryca dostępów oraz procedury stosowane już po uruchomieniu rozwiązania. Dopiero połączenie tych elementów pozwala stworzyć cyfrowe środowisko, które rzeczywiście usprawnia pracę HR i odpowiednio chroni informacje o pracownikach.
Dodaj komentarz