Co to jest system whistleblowingowy?

Prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa to kwestia priorytetowa, biorąc pod uwagę nie tylko wysokość generowanych w firmie zysków, ale również warunki zatrudnienia, sprawy kadrowe czy płacowe. Wszelkie odchylenia od norm, nieprawidłowości czy działania nielegalne, powinny być natychmiast zgłaszane dla dobra ogółu. Właśnie tym zajmuje się tzw. sygnalista, który działa w ramach systemu whistleblowingowego. Dowiedz się na ten temat więcej i sprawdź, jak wdrożyć go w struktury przedsiębiorstwa.

Sygnalista i jego funkcja w zakładzie pracy

System whistleblowingowy zakłada działalność sygnalisty w przedsiębiorstwie. To osoba, która wykrywa oraz sygnalizuje o wszelkich nieprawidłowościach, jakich firma dopuściła się w ramach prowadzonego biznesu. Sygnalista zgłasza nielegalne czy nieuczciwe praktyki, ale warto zaznaczyć, że nie robi tego dla swojego dobra. System whistleblowingowy został stworzony po to, aby działać dla dobra całego przedsiębiorstwa. Wspiera utrzymanie dobrych warunków pracy osób zatrudnionych, pozwala natychmiast reagować na ewentualne odchylenia i naprawiać błędy, które firmę mogłyby sporo kosztować. Łamanie prawa, mobbing czy wykorzystywanie pracowników, to tylko niektóre przykłady nieprawidłowości, jakie sygnalista zgłasza do członków zarządu czy właściciela biznesu. Warto wiedzieć, że sygnalistą może być pracownik konkretnego zakładu pracy, ale taką funkcję może spełnić także klient firmy czy biznesowy partner.

Ochrona sygnalistów

Sygnalista musi przede wszystkim działać zgodnie z prawem, a zgłoszone nieprawidłowości muszą być faktyczne. Sygnalista nie może składać fałszywych oskarżeń, narażając przedsiębiorstwo na straty czy bezpodstawne kontrole. Działanie sygnalisty musi być etyczne i moralne, chociaż przez niektórych uznawane jest za zwykłe donosicielstwo.

Warto podkreślić, że dla zapobiegania przykrym konsekwencjom, jakie mogą czekać sygnalistę za zgłoszenie nieprawidłowości w firmie, wdrożono system whisteblowingowy, który przewiduje ochronę dla takich osób. Ochrona sygnalistów dotyczy osób, które działają zgodnie z prawem i nie składają fałszywych dowodów.

Jak chronieni są sygnaliści? Za swoje postępowanie nie mogą zostać zwolnieni z pracy ani zdegradowani. Sygnalisty nie można dyskryminować w pracy ani wysyłać na przymusowy urlop. Pracodawca ma za to obowiązek stworzyć optymalne warunki, aby sygnalista nie czuł się nieakceptowany, a w zakładzie pracy powinna być realizowana sprawna komunikacja pomiędzy pracownikami i to bez względu na rodzaj czy szczebel zajmowanego stanowiska.

Warto również podkreślić, że firmy mają obowiązek stworzenia dobrych warunków do przepływu wszelkich informacji. Powinny wdrażać regulaminy i informować o jasnym przepływie informacji tego rodzaju. Mówi o tym wprowadzona dyrektywa unijna.

Czytaj też: Kto to jest sygnalista, na czym polega ochrona sygnalistów?

Whistleblower, czyli sygnalista

Whistleblower (inaczej sygnalista) to osoba, która ujawnia informacje poufne lub nielegalne działania, przewinienia lub nadużycia, zwykle w kontekście korporacji, rządu lub organizacji. Whistleblowerzy mają na celu ujawnienie prawdy i wyjawienie działań, które są niezgodne z zasadami etycznymi, prawem lub interesem publicznym.

Whistleblowerzy często są wewnątrznymi świadkami nadużyć lub nieprawidłowości, i decydują się ujawnić te informacje w celu zapewnienia przejrzystości i odpowiedzialności. Mogą to być pracownicy, kontrahenci, członkowie organizacji pozarządowych lub inni zaangażowani w daną dziedzinę.

Ujawnienie informacji przez whistleblowerów może prowadzić do rozpoczęcia śledztwa, postawienia zarzutów czy wprowadzenia zmian w instytucji lub systemie. Jednak często stawia to whistleblowerów w trudnej sytuacji, mogą być oni narażeni na represje, utratę pracy lub inną szkodę, dlatego też ważne jest zapewnienie im odpowiedniej ochrony prawnej i zachowanie ich anonimowości, jeśli jest to konieczne.

Whistleblowing może odgrywać ważną rolę w ujawnianiu działań korupcyjnych, nadużyciach władzy, łamaniu przepisów i innych nieprawidłowościach. Przykładami znanych whistleblowerów są Edward Snowden, który ujawnił masowe programy inwigilacji elektronicznej prowadzone przez amerykańskie agencje wywiadowcze, czy Chelsea Manning, która przekazała tajne dokumenty WikiLeaks dotyczące działań wojskowych w Iraku i Afganistanie.

Kto to jest sygnalista w zakładzie pracy?

Sygnalista, to inaczej z angielskiego „whistleblower”, a więc jest to osoba, która ujawnia nieprawidłowości, korupcję, nadużycia władzy, nielegalne działania lub inne nieetyczne praktyki w zakładzie pracy. Sygnalista podejmuje decyzję o ujawnieniu poufnych informacji z zamiarem poprawy sytuacji lub wyeksponowania działalności, której nie powinno być.

Ogólnie sygnaliści ujawniają informacje, które dowodzą nieprawidłowości lub szkodliwych działań, a ich działania często wynikają z etycznych przekonań i odpowiedzialności obywatelskiej. Niekiedy ujawniają oni takie informacje w tajemnicy, aby uniknąć represji, zwolnień, czy innych negatywnych konsekwencji wynikających z ich działań.

Sygnaliści często są kluczowymi źródłami informacji dla mediów, organów ścigania lub organów regulacyjnych, co pozwala na ujawnienie nieprawidłowości i podejmowanie odpowiednich działań w celu naprawienia sytuacji panującej w zakładzie pracy. Działania sygnalistów mogą prowadzić do szerokiej gamy skutków – od poprawy wewnętrznych procedur i kontroli w zakładzie po zmianę polityki na szczeblu rządowym.

Rola sygnalisty jest często kontrowersyjna, ponieważ podejmuje on decyzję o ujawnieniu poufnych informacji zakładu pracy, co może wywołać zarówno pozytywne, jak i negatywne reakcje ze strony opinii publicznej i osób zaangażowanych w sytuację ujawnianą przez sygnalistę.

Od kiedy w Polsce zaczną obowiązywać przepisy o ochronie sygnalistów?

Przepisy o ochronie sygnalistów w Polsce już weszły w życie. Ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. i wejdzie w życie 25 września 2024 r., czyli po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Oznacza to, że już od 25 września 2024 r. pracodawcy, których dotyczy ustawa, będą musieli wdrożyć procedury zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów.

Przypomnijmy, że obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń dotyczy m.in.:

podmiotów sektora publicznego,
przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 osób,
jednostek samorządowych,
spółek skarbu państwa.

Jak krok po kroku wdrożyć ochronę sygnalistów?

Krok 1: Sprawdź, czy ustawa dotyczy Twojej firmy

Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje firmy zatrudniające co najmniej 50 osób, a także podmioty sektora publicznego.

Krok 2: Wyznacz osoby odpowiedzialne za wdrożenie procedury

Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za koordynowanie działań związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem procedury zgłaszania naruszeń.

Krok 3: Opracuj procedurę zgłaszania naruszeń

Procedura powinna określać:

Kanały zgłaszania naruszeń: Możliwe kanały to m.in. platforma internetowa, infolinia, formularz papierowy, spotkania z wyznaczoną osobą.
Rodzaje zgłaszanych naruszeń: Ustawa obejmuje szeroki zakres naruszeń, m.in. korupcję, mobbing, dyskryminację, przestępstwa gospodarcze, zagrożenia dla bezpieczeństwa i środowiska.
Zasady poufności i ochrony danych osobowych: Należy zapewnić sygnaliście ochronę tożsamości i danych osobowych.
Terminy rozpatrywania zgłoszeń: Procedura powinna określać terminy na:
- przekazanie zgłoszenia,
- potwierdzenie jego otrzymania,
- przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego,
- poinformowanie sygnalisty o wynikach postępowania.
Sposób informowania o zgłoszeniach: Należy określić, kto będzie informowany o zgłoszeniach (np. zarząd, organy ścigania).
Sankcje za naruszenia procedury: Należy określić sankcje, jakie mogą zostać zastosowane wobec osób naruszających procedurę.

Krok 4: Przeszkolenie pracowników

Należy przeprowadzić szkolenia dla wszystkich pracowników, aby zapoznać ich z procedurą zgłaszania naruszeń i ich prawami jako sygnalistów.

Krok 5: Dostęp do procedury

Procedura zgłaszania naruszeń powinna być łatwo dostępna dla wszystkich pracowników. Należy umieścić ją w intranecie firmowym, na tablicach ogłoszeń, a także przekazać pracownikom w formie papierowej.

Krok 6: Monitorowanie i aktualizacja procedury

Należy regularnie monitorować funkcjonowanie procedury i aktualizować ją w razie potrzeby.

Dodatkowe wskazówki:

Ważne jest, aby procedura zgłaszania naruszeń była łatwa do zrozumienia i stosowania dla wszystkich pracowników.
Należy zapewnić sygnalistom bezpieczeństwo i ochronę przed działaniami odwetowymi.
Należy zachęcać pracowników do zgłaszania naruszeń, budując kulturę zaufania i otwartości w firmie.