Microsoft 365 – jak Copilot zmienia ceny pakietu biurowego?

Pakiet Microsoft 365 (dawniej Office 365) to jeden z najbardziej znanych produktów Microsoftu. Zawarte w nim programy są każdego dnia używane w wielu biurach, domach i placówkach edukacyjnych na całym świecie. Od kilku lat dostępny jest w usłudze abonamentowej nazwanej Microsoft 365, a od kilku miesięcy Microsoft „obowiązkowo” wzbogaca swój pakiet o rozwiązanie Copilot, czyli zintegrowanego bota AI. Jak ten prezent wpływa na ceny pakietu 365? I czy firmy mają jakąkolwiek alternatywę?

Microsoft 365

Microsoft 365 reprezentuje nowe podejście do dystrybucji oprogramowania. Pakiet jest sprzedawany online, z Internetu są również pobierane wszelkie pliki instalacyjne. Usługa działa na zasadzie abonamentowej – możesz z niej korzystać tak długo, jak długo opłacasz subskrypcję. Nie ma jednak limitu urządzeń – każda subskrypcja jest bowiem przypisana do użytkownika. Oznacza to, że możesz np. rozpocząć pracę na laptopie, a skończyć na smartfonie lub tablecie. Dzięki synchronizacji w chmurze i usłudze OneDrive, która jest częścią pakietu, masz dostęp do aktualnych wersji swoich plików z każdego urządzenia. To nowoczesny i niezaprzeczalnie wygodny model. Dostępne są pakiety dedykowane zarówno użytkownikom domowym, jak i firmom czy placówkom edukacyjnym. Różnią je nieco: zakres dostępnych funkcji, możliwości wykorzystania oraz cena.

Możliwości Microsoft 365 – dostępne programy i funkcje

Pakiet 365 zawiera wiele przydatnych funkcji i aplikacji, a także programy doskonale znane każdemu użytkownikowi, który miał okazję pracować na pakiecie Office. To przede wszystkim:

• Word – do tworzenia plików tekstowych,
• Excel – arkusz kalkulacyjny z obsługą języka VBA,
• PowerPoint – narzędzie do tworzenia prezentacji multimedialnych,
• Outlook – program pozwalający na zarządzanie pocztą e-mail i kontaktami,
• OneNote – praktyczny notatnik,
• Access – program do obsługi baz danych,
• Publisher – do tworzenia materiałów marketingowych,
• Teams – platforma do komunikacji i współpracy zespołowej, która łączy czat, wideokonferencje i udostępnianie plików,
• OneDrive – usługa przechowywania plików w chmurze,
• Copilot – narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, zintegrowane z aplikacjami pakietu.

Aplikacje te ułatwiają nie tylko tworzenie plików, ale również dzielenie się nimi ze współpracownikami. Możliwa jest nawet wspólna praca zdalna w czasie rzeczywistym nad tym samym dokumentem. Ponadto w ramach abonamentu użytkownik zyskuje dostęp do wspomnianej już usługi OneDrive, która ułatwia synchronizację wszelkich działań dokonywanych w ramach programów wchodzących w skład pakietu. To jednak nie wszystko. Firmom na pewno ułatwią pracę aplikacje SharePoint i Teams, wykorzystywane przy współpracy zdalnej, a ostatnio również edukacji. Na uwagę zasługuje też usługa Microsoft Flow, która ułatwia przepływ danych między usługami czy aplikacjami, pozwalając na znaczną oszczędność czasu.

Copilot – obowiązkowy dodatek do Microsoft 365

Od kilku miesięcy Microsoft zmienia swoją politykę handlową i kolejne firmy korzystające z rozwiązania otrzymują propozycję przejścia na nową wersję, która zawiera rozwiązanie Copilot. Nie każda firma jest zadowolona z takiego rozwiązania, a najczęściej wskazywane uwagi, to znaczący wzrost kosztów użytkowania pakietu. Jednocześnie wiele firm podkreśla, że ich pracownicy nie wykorzystują rozwiązania Copilot, więc płacenie za samą jego dostępność w Microsoft 365 jest z ich punktu widzenia nieracjonalne. Czym jest Copilot? Jak zmienia cenę Microsoft 365 i czy firmy mogą coś z tym zrobić?

Czym jest Copilot?

Copilot to narzędzie sztucznej inteligencji, zintegrowane z aplikacjami Microsoft 365, takimi jak Word, Excel, Outlook, PowerPoint czy Teams. W zamierzeniu Microsoft ma działać jako inteligentny asystent, który pomaga tworzyć, redagować, analizować i podsumowywać treści, wykorzystując dane użytkownika oraz technologię dużych modeli językowych (LLM) od OpenAI.

Przykładowo, w Wordzie może napisać wstęp do raportu, w Excelu podpowiedzieć formułę i wygenerować analizę danych, a w Outlooku przygotować odpowiedź na wiadomość e-mail.

Copilot może przyspieszyć wykonywanie pewnych zadań biurowych, ale również wspierać użytkowników w podejmowaniu decyzji i pracy zespołowej. Korzysta przy tym z Microsoft Graph, co pozwala mu działać w kontekście dokumentów, spotkań czy wiadomości konkretnego użytkownika – zapewniając spersonalizowane wsparcie w codziennej pracy biurowej.

Jak rozwiązanie Copilot wpływa na cenę Microsoft 365?

Wprowadzenie Copilota do pakietu Microsoft 365 wiąże się z istotnym wzrostem kosztów. Choć technicznie Copilot jest oferowany jako dodatkowa licencja (Copilot for Microsoft 365), coraz więcej firm otrzymuje oferty migracji do nowych planów, w których obecność Copilota staje się domyślna lub wręcz obowiązkowa.

Cena tej funkcji to aktualnie 30 USD miesięcznie za użytkownika (ok. 120 zł netto), co – w połączeniu z kosztami podstawowej licencji – znacząco zwiększa całkowity koszt posiadania Microsoft 365.

Przykładowo, jeśli firma korzystała wcześniej z planu Microsoft 365 Business Premium (ok. 95 zł/mc), po dodaniu Copilota całkowity koszt za jednego pracownika może wzrosnąć do ponad 200 zł miesięcznie. W firmie zatrudniającej kilkudziesięciu pracowników oznacza to wzrost wydatków o kilka tysięcy złotych miesięcznie, a wiemy, że znacząca część pracowników nie będzie aktywnie korzystać z możliwości Copilota.

Dlaczego Microsoft wymusza przejście na wersję Microsoft 365 z Copilot?

Microsoft nie ukrywa, że sztuczna inteligencja to dziś jego strategiczny kierunek rozwoju – a Copilot w Microsoft 365 jest jednym z głównych sposobów na szybkie zmonetyzowanie gigantycznych inwestycji w AI, w tym miliardów dolarów włożonych we współpracę z OpenAI. Problem polega na tym, że naturalna adopcja takich rozwiązań w środowiskach biurowych przebiega wolno: wielu pracowników nie czuje potrzeby korzystania z AI, nie zna jej możliwości albo zwyczajnie nie ma czasu na naukę nowych narzędzi. Z punktu widzenia Microsoftu oznacza to jedno – trzeba przyspieszyć ten proces, nawet jeśli oznacza to forsowanie „obowiązkowego” przejścia na wersje Microsoft 365 z Copilotem.

Dla Microsoftu to kwestia utrzymania pozycji lidera w chmurze i AI – im szybciej firmy na całym świecie zaczną płacić za Copilota, tym szybciej inwestycja się zwróci i tym silniejsza będzie przewaga nad konkurencją (np. Google Workspace). Dlatego zamiast czekać, aż firmy same zdecydują się na wdrożenie, Microsoft tworzy presję handlową – oferując „ulepszone” plany z Copilotem jako domyślnym elementem, często sugerując przy tym, że starsze plany będą wygaszane lub mniej wspierane. To strategia przypominająca inne wielkie zmiany w historii Microsoftu – jak przesiadki na nowe wersje Windows czy przejście z licencji wieczystych na subskrypcje – tylko tym razem mówimy o technologii, którą nie każdy jeszcze rozumie i realnie potrzebuje.

Czy to dobry kierunek? Dla Microsoftu z pewnością – bo pozwala budować nowy strumień przychodów. Dla firm? To zależy od tego, jak szybko potrafią przekształcić AI z kosztu w realną wartość biznesową.

Jedno jest pewne, zarówno Microsoft, jak i inni amerykańscy giganci technologiczni, wielokrotnie udowadniali, że gdy się jest monopolistą to nie ma potrzeby słuchać użytkowników i można wcisnąć im dowolne rozwiązanie i domagać się za to opłaty.

Co firmy mogą zrobić, jeśli nie chcą płacić za Microsoft 365 rozszerzony o Copilot?

Firmy, które nie chcą ponosić dodatkowych kosztów związanych z Copilotem, wciąż mają kilka możliwości działania, ale z czasem ich dostępność będzie spadać.

• Przede wszystkim warto bardzo asertywnie prowadzić rozmowy z Microsoft czy też jego partnerami handlowymi. Wielu z nich wciąż ma możliwość zawierania kontraktów, w których Copilot nie jest obowiązkowy dla wszystkich użytkowników – można przypisać go tylko wybranym pracownikom, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać, np. analitykom, menedżerom projektów czy specjalistom ds. komunikacji.
• Drugim rozwiązaniem jest aktywne działanie w celu utrzymania dotychczasowych planów licencyjnych, bez aktualizacji do wersji z Copilotem. Niestety biorąc pod uwagę doświadczenia z przeszłości, kwestią czasu jest, gdy Microsoft przestanie umożliwiać ich odnowienie (co może się zmieniać w zależności od polityki handlowej i regionu).
• Warto rozważyć również przejście na alternatywne rozwiązania, ale przyznać trzeba, że nie ma ich wiele. Omówimy je szczegółowo w kolejnym rozdziale.

Alternatywy dla Microsoft 365

Choć Microsoft 365 dominuje na rynku pakietów biurowych, nie jest jedynym dostępnym rozwiązaniem. Istnieją alternatywy – zarówno komercyjne, jak i open source – które mogą skutecznie zastąpić popularne narzędzia Microsoftu. Trzeba jednak uczciwie przyznać: wdrożenie alternatywnego rozwiązania wiąże się zazwyczaj z dodatkowymi nakładami – czasowymi, organizacyjnymi i technologicznymi.

Początkowy wysiłek bywa zniechęcający: trzeba przemyśleć strukturę pracy, przeszkolić pracowników, dostosować przepływy dokumentów… Ale tam, gdzie na początku pojawiają się trudności, w dłuższej perspektywie czekają wymierne korzyści – zwłaszcza w postaci niezależności od jednego dostawcy, niższych kosztów utrzymania i większej kontroli nad danymi. W przypadku dużych organizacji może to oznaczać oszczędności liczone w setkach tysięcy, a nawet milionach złotych rocznie. Dla świadomych firm – może to być droga w stronę większej wolności technologicznej i długoterminowej stabilności finansowej, a nawet swego rodzaju przewagi konkurencyjnej.

Google Workspace

Do dyspozycji mamy m.in. Google Workspace (dawniej G Suite), który stanowi najpoważniejszą alternatywę dla Microsoft 365. Zawiera aplikacje: Gmail, Dokumenty Google, Arkusze, Prezentacje, Meet, Chat, Dysk Google. Nacisk położony jest na pracę w chmurze i współpracę w czasie rzeczywistym. Pakiet ten często preferowany jest przez firmy z sektora technologicznego i startupy. Co ważne, zwykle jest tańszy niż Microsoft 365, ale z nieco innym podejściem do edycji dokumentów (brak klasycznych aplikacji desktopowych).

ONLYOFFICE + Nextcloud / ownCloud / Seafile

Kolejną alternatywą może być ONLYOFFICE + Nextcloud / ownCloud / Seafile, czyli rozwiązanie open-source dla firm szukających większej kontroli nad danymi. ONLYOFFICE oferuje edytory dokumentów kompatybilne z Microsoft Office, a Nextcloud / ownCloud to systemy chmurowe pozwalające na przechowywanie plików, kalendarze, kontakty i komunikację. Pakiet ten ma możliwość instalacji na własnych serwerach (on-premise), co jest idealne dla organizacji z restrykcyjną polityką bezpieczeństwa. Koszty takiego rozwiązania są zdecydowanie niższe, ale wymagają wsparcia IT i konserwacji, co sprawia że jest to alternatywa głównie dla sporych firm i organizacji.

Zoho Workplace

Solidną alternatywę może stanowić też Zoho Workplace, pakiet biurowy oferowany przez firmę Zoho. W skład wchodzą: Zoho Mail, Writer, Sheet, Show, WorkDrive, Cliq (czat), Meeting (wideokonferencje). Pakiet jest zintegrowany z innymi narzędziami Zoho, np. CRM, Projects, Analytics. Interfejs może wymagać przyzwyczajenia, ale funkcjonalnie pakiet jest bardzo solidny. Jego zaletą jest też atrakcyjna cena – szczególnie dla MŚP.

LibreOffice + inne niezależne narzędzia

Kolejne rozwiązanie, które pozwala uciec od nieuczciwej polityki handlowej Microsoft to kombo obejmujące LibreOffice + inne niezależne narzędzia. Jest to w pewnym sensie alternatywa dla klasycznych aplikacji biurowych, gdyż sposób działa jest podobny do starego pakietu Office. LibreOffice (Writer, Calc, Impress) – to darmowy pakiet biurowy typu open-source. Można go uzupełnić np. o Thunderbird (poczta), Jitsi/Zoom (wideokonferencje), Dropbox/Sync.com (chmura). W tym rozwiązaniu brak jest natywnej chmury i współpracy online, ale jest to dobry wybór dla organizacji offline lub z ograniczonym budżetem.

Apple iWork

Ostatnim rozwiązaniem, które wymienimy jest Apple iWork (dla firm działających na macOS/iOS). Obejmuje Aaplikacje: Pages, Numbers, Keynote + iCloud Drive, które cechuje dobra integracja, ale programy te mają istotne ograniczenia w zakresie zaawansowanej współpracy i otwartości na inne systemy. W tym przypadku brak też pełnoprawnej alternatywy dla Outlooka czy Teamsa, ale są to aplikacje, które z łatwością możemy pozyskać na otwartym rynku.

Kluczowe jest świadome podejście do kosztów i analiza rzeczywistego wykorzystania AI w codziennej pracy – tak, by inwestycje technologiczne faktycznie przekładały się na efektywność zespołu.

Czy już zawsze będziemy skazani na gigantów technologicznych?

Coraz trudniej uciec od wrażenia, że świat nowych technologii zaczyna przypominać zamknięty klub kilku gigantów, którzy dzielą między sobą niemal wszystkie kluczowe sektory. Google, Apple, Amazon, Meta, Microsoft – te nazwy znamy wszyscy. Firmy te tworzą układ, w którym użytkownik nie ma nic do powiedzenia. A jeśli już wybiera, to spośród rozwiązań tego samego koncernu.

Microsoft jest doskonałym przykładem tej logiki. Jako niekwestionowany lider w dziedzinie pakietów biurowych, od lat dominuje rynek, na którym jego Microsoft 365 (dawniej Office) stał się nie tyle wyborem, co koniecznością – zwłaszcza dla firm i instytucji. Monopolistyczna pozycja sprawia, że Microsoft może dyktować warunki: zmieniać modele licencjonowania, wprowadzać nowe funkcje (jak Copilot) jako obowiązkowe, podnosić ceny – bez realnej obawy, że klienci odejdą. Bo dokąd mieliby pójść?

Europa nie chce być tylko odbiorcą

Niepokój wywoływany przez dominację globalnych gigantów technologicznych nie jest nowy, ale w ostatnich latach dojrzewa do realnych działań. Unia Europejska, dostrzegając zarówno zagrożenia dla bezpieczeństwa danych, jak i uzależnienie od amerykańskich korporacji, zapowiedziała opracowanie europejskiego, niezależnego pakietu biurowego. Celem tej inicjatywy jest stworzenie alternatywy, która mogłaby być wykorzystywana przez sektor publiczny we wszystkich państwach członkowskich – bez konieczności wykupowania licencji u komercyjnych dostawców spoza Europy.

Projekt ten jest częścią szerszej strategii cyfrowej suwerenności UE. Zakłada m.in. oparcie o rozwiązania typu open source, zgodność z europejskimi normami ochrony danych (RODO) oraz możliwość dalszego rozwoju i dostosowywania pakietu do potrzeb poszczególnych krajów i instytucji. W dłuższej perspektywie taki system mógłby zostać udostępniony również firmom i użytkownikom indywidualnym, oferując prawdziwą alternatywę wobec dominujących graczy.

Technologiczne przebudzenie?

Społeczeństwo – zarówno jako konsumenci, jak i obywatele – zaczyna dojrzewać do trudnych pytań. Czy chcemy, by nasze dane, decyzje i pieniądze były nieustannie przechwytywane przez garstkę prywatnych firm? Czy rozwój technologiczny ma służyć wszystkim, czy tylko budowaniu majątków niewielkiej grupy najbogatszych ludzi świata? Czy naprawdę nie ma innej drogi niż nieustanne uzależnianie się od coraz droższych, coraz bardziej zamkniętych ekosystemów?

W coraz większej liczbie krajów pojawiają się głosy, że monopole technologiczne ograniczają konkurencję, hamują innowacyjność, drenują budżety firm i użytkowników oraz tworzą niesprawiedliwe układy gospodarcze, które prędzej czy później odbiją się na wszystkich. Wzrost kosztów Microsoft 365 z przymusowym Copilotem to tylko jedna z wielu cegiełek w tej układance.

Być może nadszedł moment, by przestać traktować monopol jako coś „naturalnego” i zacząć rozmawiać o alternatywach – otwartych, europejskich, dostępnych dla wszystkich. Bo przyszłość cyfrowa nie musi należeć wyłącznie do gigantów – jeśli tylko zdecydujemy się ją współtworzyć.