Jeszcze kilka lat temu chcąc prowadzić firmę naturalnym było posiadanie własnego biura. Dzisiaj jednak podejście do przestrzeni biurowej znacząco się zmienia. Do naszej dyspozycji są nowoczesne rozwiązania takie jak wirtualne biuro, coworking czy biura serwisowane. Dowiedz się na czym polegają i jakie mają zalety?
Co to jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to usługa, która umożliwia przedsiębiorcom korzystanie z adresu firmy oraz zapewnienie podstawowych usług biurowych bez konieczności wynajmowania fizycznej przestrzeni biurowej. Czasami wirtualne biuro występuje również pond nazwami takimi jak wirtualny adres czy wirtualna siedziba firmy.
Zazwyczaj wirtualne biuro oferuje usługi, takie jak:
- rejestracja firmy pod adresem wirtualnego biura,
- przekierowywanie poczty i przesyłek na adres wirtualnego biura lub do wybranego adresu,
- obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- udostępnianie sal konferencyjnych i sal szkoleniowych w przypadku potrzeby,
- obsługa poczty elektronicznej, faksu i telefonów,
- pomoc w załatwianiu formalności i kontaktów z urzędami,
- pomoc w organizacji wizyt biznesowych oraz spotkań z kontrahentami.
Dzięki usłudze wirtualnego biura przedsiębiorcy mogą oszczędzić na kosztach wynajmu biura oraz zyskać profesjonalny wizerunek, którym dysponuje firma z adresem w prestiżowej lokalizacji. Czytaj więcej o wirtualnym biurze i korzyściach z niego płynących.
Czym jest coworking?
Coworking to rodzaj pracy, w której różni pracownicy, freelancerzy i przedsiębiorcy pracują razem w jednym miejscu, dzieląc ze sobą przestrzeń biurową, usługi i zasoby. W przeciwieństwie do tradycyjnego biura, w którym zazwyczaj pracują pracownicy jednej firmy, coworking daje niezależnym pracownikom i przedsiębiorcom dostęp do elastycznej przestrzeni biurowej i umożliwia im pracę w pobliżu innych osób o podobnych zainteresowaniach.
Coworking oferuje różne rodzaje przestrzeni, takie jak biura otwarte, biura prywatne, sale konferencyjne, stoły do pracy oraz lounge’y i kuchnie, które często zapewniają kawę i przekąski. Ponadto, coworking oferuje też usługi, takie jak połączenia internetowe, drukarki, skanery i faksy, a także wsparcie administracyjne i sekretarskie.
Korzyści wynikające z pracy w co-workingu to przede wszystkim elastyczność, mobilność i swoboda, możliwość pracy z innymi ludźmi o podobnych zainteresowaniach i branżach, a także łatwiejszy dostęp do nowych kontaktów biznesowych i możliwość wymiany doświadczeń z innymi profesjonalistami.
Czytaj Ranking „Najlepsze biura coworkingowe w Warszawie”
Co to jest biuro serwisowane i jakie ma zalety?
Biuro serwisowane to forma wynajmu przestrzeni biurowej, która obejmuje pełen pakiet usług, takich jak wyposażenie, sprzątanie, ochrona, obsługa administracyjna oraz dostęp do zaplecza technicznego. Biuro serwisowane to doskonałe rozwiązanie dla firm, które potrzebują elastycznej przestrzeni biurowej i nie chcą ponosić kosztów wynajmu, zakupu i utrzymania własnego biura.
Zalety biura serwisowanego to przede wszystkim:
- Elastyczność. Biuro serwisowane oferuje elastyczne umowy najmu, które można dostosować do potrzeb i wymagań firmy. Firma może wynająć przestrzeń na krótki lub długi okres, a także zwiększać lub zmniejszać powierzchnię biurową w zależności od potrzeb.
- Pełne wyposażenie. Biura serwisowane są w pełni wyposażone, co oznacza, że firmy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów zakupu i utrzymania mebli, urządzeń i sprzętu biurowego.
- Profesjonalna obsługa. Biuro serwisowane oferuje profesjonalną obsługę administracyjną, która pomaga w rozwiązywaniu problemów i w załatwianiu formalności związanych z prowadzeniem biznesu.
- Koszty. Biuro serwisowane pozwala firmom na oszczędność kosztów, ponieważ nie muszą one ponosić kosztów związanych z wynajmem, wyposażeniem i utrzymaniem własnej przestrzeni biurowej.
Innymi zaletami biur serwisowanych są również doskonała lokalizacja w centrum miasta lub na terenie parku biznesowego, 24-godzinny dostęp do biura, ochrona i monitoring, dostęp do zaplecza technicznego, takiego jak szybkie połączenia internetowe, drukarki i faksy, a także możliwość korzystania z sal konferencyjnych, sal szkoleniowych i innych udogodnień.
Jak wybrać między biurem wirtualnym, coworkingiem a biurem serwisowanym?
Decyzja o wyborze odpowiedniego modelu biura zależy przede wszystkim od potrzeb firmy, etapu jej rozwoju oraz budżetu. Każde z rozwiązań ma inne zalety i ograniczenia, dlatego zanim przedsiębiorca podejmie decyzję, powinien zadać sobie kilka kluczowych pytań:
- Czy potrzebuję fizycznej przestrzeni do pracy na co dzień, czy wystarczy mi prestiżowy adres i obsługa korespondencji?
- Jak duży zespół zatrudniam i czy będzie on pracował stacjonarnie, hybrydowo czy całkowicie zdalnie?
- Jaki mam budżet na biuro i jak elastyczna powinna być umowa?
- Czy istotna jest dla mnie sieć kontaktów i możliwość wymiany doświadczeń z innymi przedsiębiorcami?
- Czy kluczowe są dla mnie dodatkowe usługi (np. recepcja, sale konferencyjne, obsługa IT)?
Poniższa tabela pomoże Ci szybko porównać trzy najpopularniejsze formy organizacji przestrzeni biurowej:
| Kryterium | Biuro wirtualne | Coworking | Biuro serwisowane |
|---|---|---|---|
| Na czym polega usługa? | Adres rejestrowy + obsługa korespondencji, czasem usługi księgowe i sekretarskie | Wspólna przestrzeń do pracy, biurka na godziny lub abonament | Prywatne biura w pełni wyposażone i zarządzane |
| Fizyczna przestrzeń pracy | Brak (opcjonalnie dostęp do sal na spotkania) | Tak – współdzielona z innymi | Tak – prywatna, tylko dla firmy |
| Koszt miesięczny | Najniższy (od kilkudziesięciu do kilkuset zł) | Średni (abonament od kilkuset zł za osobę) | Wyższy (od kilku tys. zł za biuro, zależnie od metrażu) |
| Elastyczność umowy | Bardzo wysoka – nawet na miesiąc | Wysoka – abonament miesięczny lub kwartalny | Wysoka – najczęściej od 3 do 12 miesięcy |
| Dla kogo? | Freelancerzy, firmy online, startupy na początku działalności, przedsiębiorcy potrzebujący tylko adresu | Freelancerzy, mikrofirmy, startupy, osoby ceniące networking | Małe i średnie firmy, zespoły projektowe, firmy potrzebujące prywatności |
| Networking i kontakty | Brak lub minimalny | Bardzo duży – częste wydarzenia i społeczność | Ograniczony, zależy od operatora |
| Prestiż i wizerunek | Adres w renomowanej lokalizacji | Nowoczesny, kreatywny, „startupowy” klimat | Profesjonalny, korporacyjny charakter |
| Dodatkowe usługi | Obsługa poczty, księgowość, ewentualnie sale spotkań | Internet, drukarki, kuchnia, eventy | Recepcja, IT, sprzątanie, sale konferencyjne, serwis biura |
Podsumowanie: Jak podjąć decyzję?
- Wybierz biuro wirtualne, jeśli prowadzisz biznes online, rzadko spotykasz się z klientami, a kluczowy jest niski koszt i prestiżowy adres.
- Postaw na coworking, jeśli cenisz społeczność przedsiębiorców, pracujesz sam lub w małym zespole i szukasz elastyczności oraz inspirującego otoczenia.
- Zdecyduj się na biuro serwisowane, jeśli zatrudniasz zespół, potrzebujesz prywatności i profesjonalnych usług bez angażowania się w organizację biura.
Dodaj komentarz