Zakupy w firmie – kompendium wiedzy o działach zakupów

Dowiedz się czym w firmie zajmuje się dział zakupów, jakie są jego obowiązki, główne stanowiska występujące w strukturze oraz sprawdź jakie kompetencje zawodowe warto rozwijać myśląc o karierze w dziale zakupów i zaopatrzenia.

Czym zajmuje się dział zakupów w firmie?

Dział zakupów w firmie odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu przepływem surowców, produktów i usług niezbędnych do działania przedsiębiorstwa.

Mocno rozbudowane działy zakupów występują w wielu branżach i sektorach gospodarki, zwłaszcza tam, gdzie zakupy mają kluczowe znaczenie dla działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Obejmuje to między innymi przemysł motoryzacyjny, lotniczy i maszynowy, gdzie produkcja wymaga zakupu specjalistycznych materiałów i komponentów. Kolejnymi sektorami, w których niezbędne są sprawnie funkcjonujące działy zakupów to między innymi branża elektroniczna i technologiczna, przemysł naftowy i gazowy oraz sektory publiczne i rządowe, w których często dokonuje się dużych zakupów towarów i usług, które wymagają skomplikowanych procesów przetargowych. Kolejne branże to branża budowlana, opieka zdrowotna, handel detaliczny, przemysł spożywczy, a także branża hotelarska i turystyczna oraz branża odzieżowa.

W tych i wielu innych sektorach, dział zakupów odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że organizacja jest zaopatrzona we wszystkie niezbędne materiały i usługi w odpowiednim czasie i po odpowiedniej cenie. W związku z tym, w wielu dużych firmach dział zakupów jest nie tylko rozbudowany, ale też bardzo specjalistyczny, skupiający się na konkretnych kategoriach zakupów czy rynkach dostawców.

Nazewnictwo branżowe

Nazwy działów zakupów mogą różnić się w zależności od branży, wielkości firmy, regionu czy specyfiki organizacji. Niemniej jednak, poniżej przedstawiam kilka powszechnie używanych nazw i określeń dla działów zakupów:

• Dział Zakupów – to najbardziej podstawowe i powszechne określenie.
• Dział Zaopatrzenia – używane w firmach, gdzie zakupy są ściśle związane z zapewnieniem odpowiednich surowców czy komponentów.
• Dział Procurementu – słowo „procurement” pochodzi z języka angielskiego i jest często używane w międzynarodowych korporacjach.
• Dział Logistyki i Zakupów – w niektórych firmach zakupy są łączone z logistyką, gdyż te dwa obszary są ze sobą ściśle powiązane.
• Dział Zakupów Strategicznych – w firmach, które skupiają się na długoterminowych zakupach i strategiach zaopatrzenia.
• Dział Zakupów Operacyjnych – zajmuje się codziennymi, rutynowymi zakupami niezbędnymi do funkcjonowania firmy.
• Dział Zakupów i Organizacji Łańcucha Dostaw (Supply Chain) – w firmach, gdzie zakupy są integralną częścią łańcucha dostaw.
• Dział Sourcingu – „sourcing” odnosi się do procesu identyfikacji i zdobywania produktów lub usług. Termin ten jest często używany w kontekście zakupów międzynarodowych.
• Dział Category Management – w dużych korporacjach, gdzie zakupy są segmentowane według kategorii produktów lub usług.

Powyższe nazwy działów są tylko przykładami i mogą być modyfikowane w zależności od specyfiki danej firmy czy branży. Ważne jest, aby nazwa działu odzwierciedlała jego główne funkcje i odpowiedzialności w organizacji. W wielu międzynarodowych korporacjach stosuje się angielskojęzyczne nazwy departamentów. Dział zakupów w języku angielskim nazywa się „Purchasing Department” lub też „Procurement Department”.

Zadania i odpowiedzialność działu zakupów

Jego główne zadania i odpowiedzialności obejmują:

• Analiza potrzeb zakupowych: dział zakupów musi zrozumieć, jakie produkty i usługi są potrzebne firmie, w jakich ilościach oraz kiedy.
• Selekcja dostawców: to zadanie polega na poszukiwaniu i ocenie dostawców, którzy mogą dostarczyć niezbędne produkty lub usługi w konkurencyjnych cenach i odpowiedniej jakości.
• Negocjacje i zawieranie umów: dział zakupów negocjuje warunki zakupu, takie jak cena, termin dostawy, warunki płatności itp., a następnie zawiera umowy z dostawcami.
• Zamawianie towarów lub usług: po ustaleniu warunków i zawarciu umów dział zakupów składa zamówienia u wybranych dostawców.
• Monitorowanie dostaw: dział zakupów monitoruje terminowość i jakość dostaw, aby upewnić się, że dostawcy spełniają swoje zobowiązania.
• Zarządzanie relacjami z dostawcami: budowanie i utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami jest kluczem do zapewnienia ciągłości dostaw i możliwości negocjacji lepszych warunków w przyszłości.
• Cykliczna ocena dostawców: regularne przeglądy i oceny dostawców na podstawie ich wydajności mogą pomóc w identyfikacji obszarów do poprawy oraz w podejmowaniu decyzji o kontynuacji współpracy.
• Zarządzanie ryzykiem: dział zakupów musi również identyfikować potencjalne ryzyka związane z dostawcami, takie jak ryzyko przerw w dostawach, problemów finansowych dostawcy czy zmian w regulacjach i przepisach.
• Zarządzanie budżetem: dział zakupów często odpowiada za zarządzanie budżetem zakupowym, dbając o to, aby wydatki były zgodne z założeniami.
• Utrzymanie aktualności dokumentów i systemów zakupowych: zadanie to obejmuje zarządzanie dokumentacją zakupową, taką jak umowy, zamówienia, faktury, a także utrzymanie i aktualizację systemów informatycznych używanych w działalności zakupowej.

Zakres obowiązków działu zakupów może różnić się w zależności od branży, wielkości firmy i specyfiki danego przedsiębiorstwa. Niemniej jednak, w większości firm dział zakupów odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że przedsiębiorstwo ma dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje, aby funkcjonować efektywnie i efektywnie kosztowo.

Stanowiska w dziale zakupów

W dziale zakupów można spotkać różnorodne stanowiska, które odpowiadają za różne aspekty procesu zakupowego. Kilka najczęściej spotykanych stanowisk to przede wszystkim:

Specjalista ds. Zakupów/Doradca ds. Zakupów – osoba na tym stanowisku zajmuje się codzienną operacyjną działalnością zakupową, taką jak składanie zamówień, komunikacja z dostawcami czy monitorowanie dostaw.

Kierownik Zakupów – nadzoruje dział zakupów, podejmuje decyzje strategiczne, zarządza zespołem i odpowiada za osiąganie celów zakupowych firmy.

Analityk Zakupów/Analityk ds. Zaopatrzenia – zajmuje się analizą danych zakupowych, identyfikuje możliwości oszczędności, analizuje rynki dostawców i pomaga w podejmowaniu decyzji zakupowych na podstawie danych.

Koordynator ds. Zakupów – koordynuje różne aspekty procesu zakupowego, takie jak terminy dostaw, specyfikacje produktów/usług czy komunikację z innymi działami firmy.

Menedżer ds. Sourcingu – skupia się na identyfikacji, ocenie i nawiązywaniu relacji z dostawcami. Często zajmuje się także negocjacjami i tworzeniem długoterminowych strategii zakupowych.

Menedżer ds. Kategorii – specjalizuje się w zakupach w określonej kategorii produktów lub usług. Odpowiada za strategię zakupową, wybór dostawców i negocjacje w ramach danej kategorii.

Specjalista ds. Kontraktów/Zarządzania Kontraktami – skupia się na tworzeniu, negocjowaniu i zarządzaniu umowami zakupowymi. Upewnia się, że umowy są zgodne z polityką firmy i chronią interesy przedsiębiorstwa.

Menedżer ds. Łańcucha Dostaw – chociaż nie jest to wyłącznie stanowisko zakupowe, osoba na tym stanowisku często współpracuje z działem zakupów, aby zoptymalizować cały łańcuch dostaw, od zakupu surowców po dostawę gotowych produktów klientom.

Asystent ds. Zakupów – wspiera innych pracowników działu zakupów w codziennych obowiązkach, takich jak przetwarzanie dokumentów zakupowych, komunikacja z dostawcami czy monitorowanie dostaw.

Menedżer ds. Zakupów Strategicznych – skupia się na długoterminowych celach zakupowych firmy, identyfikuje możliwości oszczędności i buduje strategiczne partnerstwa z kluczowymi dostawcami.

To są tylko niektóre z typowych stanowisk w dziale zakupów. Rola i odpowiedzialności każdego stanowiska mogą się różnić w zależności od wielkości i specyfiki firmy oraz branży, w której działa.

Cenne kompetencje zakupowe

Praca w dziale zakupów wymaga zarówno kompetencji miękkich, jak i twardych, aby skutecznie negocjować umowy, zarządzać relacjami z dostawcami i dokonywać odpowiednich wyborów zakupowych dla organizacji.

Kompetencje twarde:

• Znajomość systemów zakupowych i umiejętność obsługi specjalistycznych systemów informatycznych do zarządzania zakupami.
• Analiza danych obejmująca umiejętność analizowania cen, trendów i innych danych, aby podejmować świadome decyzje zakupowe.
• Znajomość branży i produktów, rozumienie specyfiki rynku, na którym działa firma, oraz produktów czy usług, które są konieczne dla jej funkcjonowania.
• Znajomość prawa oraz wiedza na temat przepisów dotyczących umów, przetargów i standardów branżowych.
• Skuteczne planowanie i prognozowanie oraz umiejętność przewidywania potrzeb zakupowych i planowania na przyszłość.

Kompetencje miękkie:

• Umiejętność negocjowania warunków umowy, cen i innych aspektów zakupów.
• Skuteczne komunikowanie się z dostawcami, innymi działami w organizacji oraz zespołem zakupów.
• Budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji z dostawcami oraz innymi kluczowymi interesariuszami.
• Umiejętność rozwiązywania problemów i znajdywania rozwiązań, gdy wystąpią komplikacje lub nieprzewidziane wyzwania.
• W przypadku osób na wyższych stanowiskach – umiejętność kierowania zespołem, motywowania i wspierania rozwoju pracowników.
• Skuteczne zarządzanie wieloma projektami i zadaniami jednocześnie.
• Umiejętność adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych, nowych wyzwań i szybkiego dostosowywania się do nowych sytuacji.

Te kompetencje są kluczowe, ponieważ dział zakupów odgrywa ważną rolę w zapewnieniu, że organizacja otrzymuje odpowiednią jakość produktów i usług w konkurencyjnych cenach, jednocześnie minimalizując ryzyko i optymalizując procesy zakupowe.

Szkolenia dla zakupowców

Uczestnictwo w szkoleniach dla działów zakupów jest wartościowe z wielu powodów. Szkolenia pomagają zakupowcom pozostać na bieżąco z najnowszymi trendami, narzędziami i praktykami w dziedzinie zakupów.

Szkolenia skupiają się na konkretnych umiejętnościach, takich jak negocjacje, analiza danych czy zarządzanie ryzykiem. Uczestniczenie w nich pozwala doskonalić te kompetencje. Są one także doskonałą okazją do nawiązywania kontaktów z innymi profesjonalistami w branży, co może prowadzić do wymiany doświadczeń, wskazówek czy nawet potencjalnych możliwości biznesowych.

Poprzez zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności, zakupowcy mogą pracować bardziej efektywnie, oszczędzając czas i pieniądze dla swojej organizacji. Szkolenia uczą, jak identyfikować i minimalizować potencjalne ryzyka związane z zakupami, takie jak ryzyko dostawcy, ryzyko finansowe czy ryzyko związane z jakością.

Wreszcie regularne uczestnictwo w szkoleniach może przyspieszyć awans zawodowy i rozwój kariery w dziedzinie zakupów.

Najczęściej spotykane szkolenia dla zakupowców

Szkolenia przygotowane o zakupowcach i pracownikach działów zakupów, zaopatrzenia oraz łańcucha dostaw realizowane są zarówno stacjonarnie, jak i online. Znajdziemy między innymi na stronie https://eventis.pl/szkolenia/zakupowe, gdzie możemy zapoznać się z tytułami, terminami, programem zajęć oraz cenami i zapisać się na wybrane przez nas szkolenie lub kurs. Najczęściej spotykane szkolenia dla zakupowców to między innymi:

• Negocjacje w zakupach: techniki i strategie negocjacyjne skierowane specyficznie do zakupowców.
• Zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM): jak efektywnie zarządzać i rozwijać relacje z dostawcami w celu uzyskania korzyści dla obu stronnych interesów.
• Zarządzanie ryzykiem w zakupach: identyfikacja, ocena i minimalizacja potencjalnych ryzyk w procesie zakupowym.
• Analiza kosztów: zrozumienie składników kosztów i jak je efektywnie kontrolować i redukować.
• Cyfrowe narzędzia w zakupach: szkolenia dotyczące nowych technologii, takich jak e-procurement, analityka zakupowa czy systemy zarządzania dostawcami.
• Zakupy zrównoważone: jak dokonywać zakupów w sposób odpowiedzialny z punktu widzenia społecznego, środowiskowego i ekonomicznego.
• Przepisy prawne i umowy: zrozumienie aspektów prawnych zakupów, w tym umów, przetargów i regulacji branżowych.

Regularne uczestnictwo w szkoleniach pozwala zakupowcom zwiększyć swoją wartość dla organizacji, a także przyczynia się do osobistego rozwoju zawodowego. Praca w zakupach może być zajęciem bardzo ciekawym i pełnym wyzwań. Posiadając dostęp do sprawdzonej wiedzy i staje rozwijając umiejętności zawodowe możemy sprawić, że będzie się ona wiązała również z atrakcyjnym wynagrodzeniem.