Zakupy w firmie – kompendium wiedzy o działach zakupów

Dowiedz się czym w firmie zajmuje się dział zakupów, jakie są jego obowiązki, główne stanowiska występujące w strukturze oraz sprawdź jakie kompetencje zawodowe warto rozwijać myśląc o karierze w dziale zakupów i zaopatrzenia.

Czym zajmuje się dział zakupów w firmie?

Dział zakupów w firmie odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu przepływem surowców, produktów i usług niezbędnych do działania przedsiębiorstwa.

Mocno rozbudowane działy zakupów występują w wielu branżach i sektorach gospodarki, zwłaszcza tam, gdzie zakupy mają kluczowe znaczenie dla działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Obejmuje to między innymi przemysł motoryzacyjny, lotniczy i maszynowy, gdzie produkcja wymaga zakupu specjalistycznych materiałów i komponentów. Kolejnymi sektorami, w których niezbędne są sprawnie funkcjonujące działy zakupów to między innymi branża elektroniczna i technologiczna, przemysł naftowy i gazowy oraz sektory publiczne i rządowe, w których często dokonuje się dużych zakupów towarów i usług, które wymagają skomplikowanych procesów przetargowych. Kolejne branże to branża budowlana, opieka zdrowotna, handel detaliczny, przemysł spożywczy, a także branża hotelarska i turystyczna oraz branża odzieżowa.

W tych i wielu innych sektorach, dział zakupów odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że organizacja jest zaopatrzona we wszystkie niezbędne materiały i usługi w odpowiednim czasie i po odpowiedniej cenie. W związku z tym, w wielu dużych firmach dział zakupów jest nie tylko rozbudowany, ale też bardzo specjalistyczny, skupiający się na konkretnych kategoriach zakupów czy rynkach dostawców.

Nazewnictwo branżowe

Nazwy działów zakupów mogą różnić się w zależności od branży, wielkości firmy, regionu czy specyfiki organizacji. Niemniej jednak, poniżej przedstawiam kilka powszechnie używanych nazw i określeń dla działów zakupów, które często potocznie nazywa się w organizacjach „zakupy”.

• Dział Zakupów – to najbardziej podstawowe i powszechne określenie.
• Dział Zaopatrzenia – używane w firmach, gdzie zakupy są ściśle związane z zapewnieniem odpowiednich surowców czy komponentów.
• Dział Procurementu – słowo „procurement” pochodzi z języka angielskiego i jest często używane w międzynarodowych korporacjach.
• Dział Logistyki i Zakupów – w niektórych firmach zakupy są łączone z logistyką, gdyż te dwa obszary są ze sobą ściśle powiązane.
• Dział Zakupów Strategicznych – w firmach, które skupiają się na długoterminowych zakupach i strategiach zaopatrzenia.
• Dział Zakupów Operacyjnych – zajmuje się codziennymi, rutynowymi zakupami niezbędnymi do funkcjonowania firmy.
• Dział Zakupów i Organizacji Łańcucha Dostaw (Supply Chain) – w firmach, gdzie zakupy są integralną częścią łańcucha dostaw.
• Dział Sourcingu – „sourcing” odnosi się do procesu identyfikacji i zdobywania produktów lub usług. Termin ten jest często używany w kontekście zakupów międzynarodowych.
• Dział Category Management – w dużych korporacjach, gdzie zakupy są segmentowane według kategorii produktów lub usług.

Powyższe nazwy działów są tylko przykładami i mogą być modyfikowane w zależności od specyfiki danej firmy czy branży. Ważne jest, aby nazwa działu odzwierciedlała jego główne funkcje i odpowiedzialności w organizacji. W wielu międzynarodowych korporacjach stosuje się angielskojęzyczne nazwy departamentów. Dział zakupów w języku angielskim nazywa się „Purchasing Department” lub też „Procurement Department”.

Zadania i odpowiedzialność działu zakupów

Jego główne zadania i odpowiedzialności obejmują:

• Analiza potrzeb zakupowych: dział zakupów musi zrozumieć, jakie produkty i usługi są potrzebne firmie, w jakich ilościach oraz kiedy.
• Selekcja dostawców: to zadanie polega na poszukiwaniu i ocenie dostawców, którzy mogą dostarczyć niezbędne produkty lub usługi w konkurencyjnych cenach i odpowiedniej jakości.
• Negocjacje i zawieranie umów: dział zakupów negocjuje warunki zakupu, takie jak cena, termin dostawy, warunki płatności itp., a następnie zawiera umowy z dostawcami.
• Zamawianie towarów lub usług: po ustaleniu warunków i zawarciu umów dział zakupów składa zamówienia u wybranych dostawców.
• Monitorowanie dostaw: dział zakupów monitoruje terminowość i jakość dostaw, aby upewnić się, że dostawcy spełniają swoje zobowiązania.
• Zarządzanie relacjami z dostawcami: budowanie i utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami jest kluczem do zapewnienia ciągłości dostaw i możliwości negocjacji lepszych warunków w przyszłości.
• Cykliczna ocena dostawców: regularne przeglądy i oceny dostawców na podstawie ich wydajności mogą pomóc w identyfikacji obszarów do poprawy oraz w podejmowaniu decyzji o kontynuacji współpracy.
• Zarządzanie ryzykiem: dział zakupów musi również identyfikować potencjalne ryzyka związane z dostawcami, takie jak ryzyko przerw w dostawach, problemów finansowych dostawcy czy zmian w regulacjach i przepisach.
• Zarządzanie budżetem: dział zakupów często odpowiada za zarządzanie budżetem zakupowym, dbając o to, aby wydatki były zgodne z założeniami.
• Utrzymanie aktualności dokumentów i systemów zakupowych: zadanie to obejmuje zarządzanie dokumentacją zakupową, taką jak umowy, zamówienia, faktury, a także utrzymanie i aktualizację systemów ERP używanych w działalności zakupowej.

Zakres obowiązków działu zakupów może różnić się w zależności od branży, wielkości firmy i specyfiki danego przedsiębiorstwa. Niemniej jednak, w większości firm dział zakupów odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że przedsiębiorstwo ma dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje, aby funkcjonować efektywnie i efektywnie kosztowo.

Jakich KPI i miar używać do mierzenia efektywności pracy działu zakupów w firmie?

Dział zakupów odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu każdej organizacji – nie tylko odpowiada za zaopatrzenie w niezbędne towary i usługi, ale także ma istotny wpływ na rentowność, efektywność operacyjną i relacje z dostawcami. Aby ocenić skuteczność tego działu, niezbędne jest wdrożenie odpowiednich wskaźników KPI (Key Performance Indicators). Poniżej przedstawiamy najważniejsze miary, które warto uwzględnić w systemie oceny efektywności zakupów.

1. Oszczędności zakupowe (Cost Savings)

To kluczowy wskaźnik efektywności negocjacyjnej działu zakupów. Mierzy się go poprzez porównanie cen zakupu z ceną referencyjną (np. poprzednią ceną, budżetem lub ceną rynkową).

Przykład:

Oszczędności = (Cena referencyjna – Cena zakupu) × Ilość

Warto rozróżniać oszczędności jednorazowe od trwałych (recurring savings), które mają wpływ na budżet w dłuższym okresie.

2. Spend Under Management (SUM)

To procent całkowitych wydatków firmy, które są kontrolowane przez dział zakupów. Wysoka wartość SUM świadczy o silnej pozycji i dojrzałości zakupowej.

Wzór:

SUM = (Wydatki zarządzane przez dział zakupów / Całkowite wydatki operacyjne) × 100%

3. Średni czas realizacji zamówienia (Purchase Order Cycle Time)

Mierzy czas od złożenia zamówienia do jego zrealizowania (dostawy). Im krótszy czas, tym lepsza efektywność operacyjna działu.

Wzór:

Średni czas realizacji = Suma czasów realizacji wszystkich zamówień / Liczba zamówień

4. Terminowość dostaw (On-Time Delivery Rate)

To wskaźnik jakości współpracy z dostawcami. Pokazuje, jaki procent dostaw został zrealizowany zgodnie z ustalonym terminem.

Wzór:

OTD = (Liczba dostaw na czas / Łączna liczba dostaw) × 100%

5. Jakość dostaw (Delivery Quality)

Określa, jaki procent dostaw był zgodny z wymaganiami jakościowymi (bez reklamacji, braków, uszkodzeń).

Wzór:

Jakość dostaw = (Liczba dostaw bez usterek / Liczba wszystkich dostaw) × 100%

6. Liczba aktywnych dostawców i ich konsolidacja

Optymalna liczba dostawców ma znaczenie zarówno dla efektywności kosztowej, jak i ryzyka zakupowego. Monitorowanie zmian w liczbie dostawców pozwala ocenić, czy firma skutecznie konsoliduje zakupy i buduje długoterminowe relacje.

7. Zakupowe KPI operacyjne

Dodatkowe wskaźniki, które mogą uzupełniać pełny obraz efektywności działu zakupów:

• Liczba zamówień na pracownika działu zakupów
• Średni koszt przetworzenia zamówienia
• Procent zakupów realizowanych zgodnie z kontraktami (Contract Compliance)
• Udział zakupów zautomatyzowanych (np. poprzez e-procurement)

Efektywność działu zakupów nie sprowadza się jedynie do redukcji kosztów. Współczesne KPI uwzględniają także aspekty jakościowe, terminowość, automatyzację oraz strategiczne zarządzanie dostawcami. Kluczem do sukcesu jest wybór wskaźników dostosowanych do specyfiki firmy i jej celów biznesowych, a także ich regularna analiza w celu ciągłego doskonalenia procesów zakupowych.

Stanowiska w dziale zakupów

W dziale zakupów można spotkać różnorodne stanowiska, które odpowiadają za różne aspekty procesu zakupowego. Kilka najczęściej spotykanych stanowisk to przede wszystkim:

Specjalista ds. Zakupów/Doradca ds. Zakupów – osoba na tym stanowisku zajmuje się codzienną operacyjną działalnością zakupową, taką jak składanie zamówień, komunikacja z dostawcami czy monitorowanie dostaw.

Kierownik Zakupów – nadzoruje dział zakupów, podejmuje decyzje strategiczne, zarządza zespołem i odpowiada za osiąganie celów zakupowych firmy.

Analityk Zakupów/Analityk ds. Zaopatrzenia – zajmuje się analizą danych zakupowych, identyfikuje możliwości oszczędności, analizuje rynki dostawców i pomaga w podejmowaniu decyzji zakupowych na podstawie danych.

Koordynator ds. Zakupów – koordynuje różne aspekty procesu zakupowego, takie jak terminy dostaw, specyfikacje produktów/usług czy komunikację z innymi działami firmy.

Menedżer ds. Sourcingu – skupia się na identyfikacji, ocenie i nawiązywaniu relacji z dostawcami. Często zajmuje się także negocjacjami i tworzeniem długoterminowych strategii zakupowych.

Menedżer ds. Kategorii – specjalizuje się w zakupach w określonej kategorii produktów lub usług. Odpowiada za strategię zakupową, wybór dostawców i negocjacje w ramach danej kategorii.

Specjalista ds. Kontraktów/Zarządzania Kontraktami – skupia się na tworzeniu, negocjowaniu i zarządzaniu umowami zakupowymi. Upewnia się, że umowy są zgodne z polityką firmy i chronią interesy przedsiębiorstwa.

Menedżer ds. Łańcucha Dostaw – chociaż nie jest to wyłącznie stanowisko zakupowe, osoba na tym stanowisku często współpracuje z działem zakupów, aby zoptymalizować cały łańcuch dostaw, od zakupu surowców po dostawę gotowych produktów klientom.

Asystent ds. Zakupów – wspiera innych pracowników działu zakupów w codziennych obowiązkach, takich jak przetwarzanie dokumentów zakupowych, komunikacja z dostawcami czy monitorowanie dostaw.

Menedżer ds. Zakupów Strategicznych – skupia się na długoterminowych celach zakupowych firmy, identyfikuje możliwości oszczędności i buduje strategiczne partnerstwa z kluczowymi dostawcami.

To są tylko niektóre z typowych stanowisk w dziale zakupów. Rola i odpowiedzialności każdego stanowiska mogą się różnić w zależności od wielkości i specyfiki firmy oraz branży, w której działa.

Cenne kompetencje zakupowe

Praca w dziale zakupów wymaga zarówno kompetencji miękkich, jak i twardych, aby skutecznie negocjować umowy, zarządzać relacjami z dostawcami i dokonywać odpowiednich wyborów zakupowych dla organizacji.

Kompetencje twarde:

• Znajomość systemów zakupowych i umiejętność obsługi specjalistycznych systemów informatycznych do zarządzania zakupami.
• Analiza danych obejmująca umiejętność analizowania cen, trendów i innych danych, aby podejmować świadome decyzje zakupowe.
• Znajomość branży i produktów, rozumienie specyfiki rynku, na którym działa firma, oraz produktów czy usług, które są konieczne dla jej funkcjonowania.
• Znajomość prawa oraz wiedza na temat przepisów dotyczących umów, przetargów i standardów branżowych.
• Skuteczne planowanie i prognozowanie oraz umiejętność przewidywania potrzeb zakupowych i planowania na przyszłość.

Kompetencje miękkie:

• Umiejętność negocjowania warunków umowy, cen i innych aspektów zakupów.
• Skuteczne komunikowanie się z dostawcami, innymi działami w organizacji oraz zespołem zakupów.
• Budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji z dostawcami oraz innymi kluczowymi interesariuszami.
• Umiejętność rozwiązywania problemów i znajdywania rozwiązań, gdy wystąpią komplikacje lub nieprzewidziane wyzwania.
• W przypadku osób na wyższych stanowiskach – umiejętność kierowania zespołem, motywowania i wspierania rozwoju pracowników.
• Skuteczne zarządzanie wieloma projektami i zadaniami jednocześnie.
• Umiejętność adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych, nowych wyzwań i szybkiego dostosowywania się do nowych sytuacji.

Te kompetencje są kluczowe, ponieważ dział zakupów odgrywa ważną rolę w zapewnieniu, że organizacja otrzymuje odpowiednią jakość produktów i usług w konkurencyjnych cenach, jednocześnie minimalizując ryzyko i optymalizując procesy zakupowe.

Szkolenia dla zakupowców

Uczestnictwo w szkoleniach dla działów zakupów jest wartościowe z wielu powodów. Szkolenia pomagają zakupowcom pozostać na bieżąco z najnowszymi trendami, narzędziami i praktykami w dziedzinie zakupów.

Szkolenia skupiają się na konkretnych umiejętnościach, takich jak negocjacje, analiza danych czy zarządzanie ryzykiem. Uczestniczenie w nich pozwala doskonalić te kompetencje. Są one także doskonałą okazją do nawiązywania kontaktów z innymi profesjonalistami w branży, co może prowadzić do wymiany doświadczeń, wskazówek czy nawet potencjalnych możliwości biznesowych.

Poprzez zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności, zakupowcy mogą pracować bardziej efektywnie, oszczędzając czas i pieniądze dla swojej organizacji. Szkolenia uczą, jak identyfikować i minimalizować potencjalne ryzyka związane z zakupami, takie jak ryzyko dostawcy, ryzyko finansowe czy ryzyko związane z jakością.

Wreszcie regularne uczestnictwo w szkoleniach może przyspieszyć awans zawodowy i rozwój kariery w dziedzinie zakupów.

Najczęściej spotykane szkolenia dla zakupowców

Szkolenia przygotowane o zakupowcach i pracownikach działów zakupów, zaopatrzenia oraz łańcucha dostaw realizowane są zarówno stacjonarnie, jak i online. Znajdziemy między innymi na stronie https://eventis.pl/szkolenia/zakupowe, gdzie możemy zapoznać się z tytułami, terminami, programem zajęć oraz cenami i zapisać się na wybrane przez nas szkolenie lub kurs. Najczęściej spotykane szkolenia dla zakupowców to między innymi:

• Negocjacje w zakupach: techniki i strategie negocjacyjne skierowane specyficznie do zakupowców.
• Zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM): jak efektywnie zarządzać i rozwijać relacje z dostawcami w celu uzyskania korzyści dla obu stronnych interesów.
• Zarządzanie ryzykiem w zakupach: identyfikacja, ocena i minimalizacja potencjalnych ryzyk w procesie zakupowym.
• Analiza kosztów: zrozumienie składników kosztów i jak je efektywnie kontrolować i redukować.
• Cyfrowe narzędzia w zakupach: szkolenia dotyczące nowych technologii, takich jak e-procurement, analityka zakupowa czy systemy zarządzania dostawcami.
• Zakupy zrównoważone: jak dokonywać zakupów w sposób odpowiedzialny z punktu widzenia społecznego, środowiskowego i ekonomicznego.
• Przepisy prawne i umowy: zrozumienie aspektów prawnych zakupów, w tym umów, przetargów i regulacji branżowych.

Regularne uczestnictwo w szkoleniach pozwala zakupowcom zwiększyć swoją wartość dla organizacji, a także przyczynia się do osobistego rozwoju zawodowego. Praca w zakupach może być zajęciem bardzo ciekawym i pełnym wyzwań. Posiadając dostęp do sprawdzonej wiedzy i staje rozwijając umiejętności zawodowe możemy sprawić, że będzie się ona wiązała również z atrakcyjnym wynagrodzeniem.